Integritetspolicy

Healthy Screens Sverige AB är personuppgiftsansvarigt för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna policy.

Beroende på vilken tjänst ni nyttjar och hur ni kommer i kontakt med oss kan vi behandla följande uppgifter:

• Namn och kontaktuppgifter.
• Fakturerings- och betalningsuppgifter.
• Bokningsuppgifter och möteshistorik.
• Uppgifter om deltagare och vårdnadshavare.
• Uppgifter som ni lämnar inför, under eller efter tjänsten.
• Begränsade skriftliga mötesanteckningar.
• Överenskomna mål, åtgärder och uppföljningar.
• Ljudinspelningar, om varje berörd deltagare har lämnat ett separat, frivilligt och uttryckligt samtycke.
• Meddelanden, synpunkter, klagomål och reklamationer.
• Uppgifter om lämnade eller återkallade samtycken.
• Tekniska uppgifter som behandlas när ni använder webbplatsen eller bokningssystemet.
• Kontakt-, avtals- och faktureringsuppgifter för företrädare för skolor och andra organisationer.

Bokning och genomförande av tjänster

Vi behandlar kontakt-, boknings-, betalnings- och deltagaruppgifter för att administrera bokningen, kommunicera med er och genomföra den avtalade tjänsten.

För den kund som har ingått avtalet grundas behandlingen normalt på att den är nödvändig för att ingå eller fullgöra avtalet. För andra deltagare kan behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av att kunna planera och genomföra den tjänst som deltagaren medverkar i. Vi behandlar då endast de uppgifter som behövs och gör en intresseavvägning.

Skriftliga mötesanteckningar

Vi gör begränsade skriftliga anteckningar för att planera, genomföra och följa upp tjänsten. Anteckningarna kan innehålla mål, relevant bakgrund, överenskomna åtgärder och planerade nästa steg.

Behandlingen grundas, beroende på vem uppgifterna avser och omständigheterna i övrigt, på att den är nödvändig för att fullgöra avtalet eller på vårt berättigade intresse av att tillhandahålla en sammanhängande och professionell tjänst.

Vi begränsar anteckningarna till vad som är relevant och nödvändigt. Ovidkommande eller onödigt omfattande personuppgifter dokumenteras inte.

Uppgifter om exempelvis fysisk eller psykisk hälsa är känsliga personuppgifter. Sådana uppgifter dokumenteras endast när det är nödvändigt och det finns en rättslig grund samt ett tillämpligt undantag enligt dataskyddsförordningen. När behandlingen grundas på uttryckligt samtycke inhämtas detta separat. Ett allmänt godkännande av denna policy utgör inte ett sådant samtycke.

Ljudinspelningar

Vi spelar endast in ett möte efter att varje deltagare har fått tydlig information och lämnat ett separat, frivilligt och uttryckligt samtycke.

Inspelningen används endast för det ändamål som har angetts när samtycket inhämtades, normalt för att ta fram eller kontrollera mötesanteckningar. Om inspelningen kan innehålla känsliga personuppgifter ska samtycket uttryckligen omfatta även den behandlingen.

Det är frivilligt att samtycka. Om någon deltagare inte samtycker genomförs mötet utan inspelning. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av den behandling som redan har genomförts före återkallandet.

Betalning, bokföring och rättsliga skyldigheter

Vi behandlar betalnings- och bokföringsuppgifter för att ta betalt, hantera återbetalningar, uppfylla bokföringsskyldigheter och följa annan tillämplig lag. Behandlingen grundas på avtal och rättsliga förpliktelser.

Frågor, klagomål, reklamationer och rättsliga anspråk

Vi behandlar personuppgifter i frågor, klagomål, reklamationer och tvister för att utreda ärendet, kommunicera med berörda personer samt fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Behandlingen grundas på avtal, rättsliga förpliktelser och vårt berättigade intresse av att hantera och dokumentera ärendet.

Säkerhet och skydd för barn eller andra personer

Vi kan behandla och lämna vidare personuppgifter när det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig skyldighet, skydda en persons grundläggande intressen eller hantera en konkret och allvarlig säkerhetsrisk. Om vi får information som skapar oro för att ett barn far illa hanterar vi informationen enligt tillämplig lag och kan behöva lämna nödvändiga uppgifter till socialtjänst eller annan behörig aktör. Vid akut fara kontaktas 112.

Omdömen, kundcase och marknadsföring

Namn, fotografier, filmer, omdömen, logotyper och identifierbara kundcase används endast efter ett separat godkännande eller när det finns en annan dokumenterad rättslig grund.

Ett samtycke till sådan användning är frivilligt och påverkar inte tillgången till våra tjänster. Du kan återkalla ett samtycke för framtida användning genom att kontakta oss.

Personuppgifter kan samlas in på följande sätt:

Just nu tar vi emot bokningsförfrågningar via mejl. Uppgifter om befintliga bokningar kan fortfarande behandlas i boknings- och betalningssystemen.

• Direkt från dig.
• Från den kund som bokar tjänsten.
• Från en annan deltagare eller vårdnadshavare.
• Från en behörig kontaktperson hos en skola eller annan organisation.
• Genom boknings- och betalningssystem.
• Under möten och i efterföljande kommunikation.
• Genom teknisk användning av webbplatsen.

När vi får personuppgifter om dig från någon annan informerar vi dig i den omfattning och inom den tid som dataskyddsförordningen kräver.

Barn har egna rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Information som riktas till ett barn anpassas därför efter barnets ålder och mognad och lämnas på ett tydligt och begripligt sätt.

När barn deltar anpassar vi informationen efter barnets ålder och mognad. Barnets inställning respekteras och vårdnadshavares godkännande eller samtycke inhämtas när det krävs.

Vem som kan utöva barnets dataskyddsrättigheter bedöms utifrån barnets ålder, mognad och omständigheterna i det enskilda fallet. En vårdnadshavare har inte automatiskt rätt att få del av alla uppgifter om andra deltagare.

Läs informationen för barn och unga

Vi kan lämna personuppgifter till leverantörer och mottagare när det behövs för ett tydligt ändamål. Det kan omfatta följande kategorier:

• BokaMera för tjänster, tider och bokningsadministration.
• Qvickly för betalning, fakturering och fakturaköp när tjänsten används.
• Spiris för bokföring.
• Lunar för bank- och betalningstjänster.
• Lovable Cloud och Cloudflare för webbplatsens tekniska drift, datalagring, leverans och skydd.
• Leverantörer för e-post, säker fillagring och säkerhetskopiering.
• CARTO för kartbilder när en besökare aktivt väljer att visa kartan på kontaktsidan.
• Myndigheter eller andra behöriga aktörer när utlämnande krävs enligt lag eller har annat rättsligt stöd.

Leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning ska omfattas av tillämpliga dataskyddsvillkor och får endast behandla uppgifterna för avtalade ändamål. Vissa mottagare, exempelvis banker, betaltjänstleverantörer och myndigheter, kan vara självständigt personuppgiftsansvariga för sin behandling.

Onlinebokningen är tillfälligt pausad. Den nuvarande bokningssidan hämtar inte lediga tider från BokaMera. Uppgifter om befintliga bokningar kan fortfarande behandlas i bokningssystemet.

Om personuppgifter överförs utanför EU eller EES ska överföringen ske enligt dataskyddsförordningens krav och med en tillämplig överföringsmekanism. Information om aktuella mottagare, behandlingsländer och skyddsåtgärder kan begäras från oss.

Personuppgifter sparas inte längre än vad som är nödvändigt för det ändamål för vilket de samlades in. Följande utgångspunkter gäller:

• Boknings-, kund- och deltagaruppgifter sparas under tjänstens genomförande och normalt i högst två år efter det senast genomförda mötet eller efter att ärendet avslutades, om uppgifterna inte behöver sparas längre för ett annat angivet ändamål.
• Skriftliga mötesanteckningar sparas i högst två år från den dag respektive anteckning skapades. Senare möten, kontakter, redigeringar eller ärendets avslutande startar inte om tvåårsfristen. Befintliga bestämmelser om lagkrav och pågående rättsliga anspråk i denna policy gäller även för anteckningarna.
• Ljudinspelningar som vi gör för att ta fram eller kontrollera anteckningar raderas så snart ändamålet är uppfyllt, dock senast 30 dagar efter inspelningstillfället. Om det finns en rättslig skyldighet att bevara inspelningen längre gäller ett undantag från denna tidsgräns.
• Bokföringsunderlag sparas under den tid som bokföringslagstiftningen kräver.
• Uppgifter om klagomål, reklamationer och rättsliga anspråk sparas så länge de behövs för att hantera ärendet och eventuella rättsliga anspråk.
• Samtycken och dokumentation om återkallade samtycken sparas så länge det behövs för att visa hur behandlingen har hanterats.
• Material som används för lärande eller verksamhetsutveckling får endast bevaras längre om det har anonymiserats så att ingen person längre kan identifieras.

När lagringstiden har löpt ut raderar eller anonymiserar vi uppgifterna på ett säkert sätt.

Uppgifter om flera deltagare

Anteckningar eller inspelningar från familjemöten kan innehålla personuppgifter om flera personer. Vi lämnar därför inte automatiskt ut fullständiga anteckningar eller inspelningar till en deltagare eller vårdnadshavare.

Om du begär tillgång till dina personuppgifter prövar vi begäran individuellt. Uppgifter om andra personer kan behöva döljas eller lämnas ut i en sammanfattad form för att skydda deras rättigheter och integritet.

Rättigheter enligt dataskyddsförordningen

Du har, beroende på omständigheterna, rätt att:

• Få information om hur dina personuppgifter behandlas.
• Begära tillgång till dina personuppgifter.
• Begära att felaktiga uppgifter rättas.
• Begära att uppgifter raderas.
• Begära att behandlingen begränsas.
• Invända mot behandling som grundas på berättigat intresse.
• Invända mot direktmarknadsföring.
• Få ut vissa uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.
• Återkalla ett samtycke.
• Lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Rättigheterna är inte absoluta. En begäran kan exempelvis begränsas av lagkrav, rättsliga anspråk eller andra personers rättigheter.

Vi besvarar en begäran utan onödigt dröjsmål och normalt senast inom en månad. Vid en komplicerad begäran eller ett stort antal begäranden kan tiden förlängas enligt dataskyddsförordningen. Vi informerar då om förlängningen och skälen till den.

Kontakta hello@healthyscreens.se om du vill utöva en rättighet.

Säkerhet

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, förändring och spridning. Åtkomsten begränsas till personer och leverantörer som behöver uppgifterna för sitt arbete.

Automatiserade beslut

Vi fattar inte beslut som har rättsliga eller motsvarande betydande konsekvenser för dig enbart genom automatiserad behandling.

Kakor och lokal lagring

Information om kakor, lokal lagring och webbplatsens externa tjänster finns i vår information om kakor.

Läs informationen om kakor

Klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt får du gärna kontakta oss först så att vi kan undersöka saken. Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Integritetsskyddsmyndigheten

Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy. Den aktuella versionen publiceras på webbplatsen tillsammans med datumet då den senast ändrades.